En av grunntankene bak Snapper Grape er at løsningen er enkel å bruke, enten man skal melde seg på kurs eller man trenger å administrere kurs. Det som gjør løsningen så fleksibel er at virksomheten selv kan definere opp kurs og at administrasjonen av de forskjellige kursene skal være så enkel og smidig som mulig.

Kursadministrator kan  velge hvem som skal få lov til å delta på kurset, eller man kan velge å kjøre førstemann til mølla med ventelister etc. Man kan også gjøre det slik at alle kan melde seg på kurs, men en avdelingsleder må godkjenne om vedkommende for delta eller ei.

Kursdefinisjoner med mail/sms maler

For å forenkle kursadministrasjonen er det mulig å definere kursmaler med navn, varighet, e-postmaler osv. Dette gjør det enklere å arrangere samme kurs flere ganger.

Man kan altså definere hvilke tekster som skal sendes ut til ansatte ved: påmelding, avmelding, flytting, avlysning og påminnelse.

Man kan velge om meldingene skal sendes som SMS eller e-post eller begge deler. Ved kansellering av kurs får også instruktør melding.

Administrasjon av flere kursteder

I Snapper Grape  er det ingen begrensninger på antall kurssteder eller eventer man kan legge til. Har man faste kurssteder legges dette inn slik at det blir enklere å «arrangere» kurs. Det samme gjelder om det skal være bestilling av bespisning og/eller eksempelvis overnatting. Kursstedene kan også kobles opp mot en betalingsløsning når det er behov for eksempelvis forhåndsbetaling.

Instruktører

Alle instruktører registreres med hvilke kurs de holder. Disse kommer da fram som alternativer ved opprettelsen av kurseventer.

Planlegge kurs

Å planlegge et kurs er enkelt. Man velger da en kursmal, deretter sted, maks antall deltagere, påmeldingsfrist (ant dager før kurset) og tid. Administrator kan da enten benytte de predefinerte e-postene som følger med eller man kan tilpasse e-postmalene.

Påmelding/avmelding/venteliste

Kurspåmelding eller seminarpåmeldinger gjøres enkelt enten det er direkte fra Snapper Grape eller om det er fra en inter- eller en intranett side. Dersom kurset er fullt vil man bli liggende på en venteliste. Dersom noen meldes av vil automatisk førstemann på ventelista rykke opp på fast plass. De som får plass vil automatisk få en e-post.
Man kan også enkelt flytte personer fra et kurs til et annet, gi enkeltpersoner fast plass, selv om de står på venteliste.
Er det et obligatorisk kurs, vil det følge med automatikk med purringer etc.

Flytting/avlysning

Kursadministrator kan avlyse, endre sted, endre maks antall deltagere osv. De endringene som har konsekvenser for deltagerne medfører at en e-post automatisk blir sendt.

Utsendelse av kursmateriell

I påmeldings-mailen kan man legge inn en adresse til nedlastbare filer, eller man kan legge til vedlegg. Det kan også legges ut på ”Min side” hvor oversikten over påmeldte kurs ligger. Kursadministrator kan sende mail med vedlegg til alle kursdeltakere.

Avvikling/registrering av resultater

Når opplæringen/kurset er gjennomført registrerer den ansvarlige om de har gjennomført, bestått (evt karakterer) eller ikke møtt. Enhetsansvarlige vil da kunne se resultatet av opplæringen i sin statistikk.

Kursbevis

PDF-versjoner av kursbevis kan genereres automatisk, disse legges ut på ”MinSide”. Slik at deltakerne kan skrive/laste ned sitt kursbevis etter gjennomført kurs.

Kursevaluering/Evalueringsskjema

Når man har lagt ut et kurs/hendelse kan man når som helst gå inn på kurset, for å se antall påmeldte, om de trenger overnatting, ønsker bespisning etc. Man kan også godkjenne eller underkjenne person, samt ha personer på ventelister om man ønsker dette.

Etter gjennomført kurs kan det være behov for evaluering, karaktersetting etc. Med Snapper Grape har man mulighet for å ta vare på data sammenligne kurs, legge inn mer data for å evaluere større grupper mot hverandre for å nevne noen av mulighetene som ligger der.

Evalueringsskjema kan legges ut på Min side med en påminnelse på mail/(sms) eller sendes ut som spørreundersøkelse.